KTO Başkanı Mahmut Hiçyılmaz, Hizmet Binası´nda düzenlendiği toplantıda kentteki basın kuruluşlarının temsilcileri ile bir araya geldi. 2013 yılında başkan seçildiğini ve geçen 4 yıllık süre zarfında yaptıkları çalışmalar hakkında bilgiler veren Başkan Hiçyılmaz, ?Kayseri´nin üretimde, ticarette, eğitim ve turizm alanında temayüz etmiş Türkiye´nin en önemli şehirlerinden biri olduğunu kaydetti. Hiçyılmaz, ?Kalkınmada diğer şehirlere öncü ve örnek olan ilimiz, şimdiye kadar yapmış olduğu atılımlarla, Türkiye´ de model olarak gösterilen sayılı şehirlerarasında yerini almış ve marka olma yolunda hızla ilerlemektedir. Şehrimizin önemli bir meslek kuruluşu olan Kayseri Ticaret Odası olarak biz de çağın gereklerine uygun bir yönetim anlayışıyla üyelerimize hizmet etmek için çalışmalar yaptık ve üyelerimizin Kayseri Ticaret Odası´ndan daha çok istifade etmelerine yönelik gayretler içerisinde olduk. 2013 yılı Mayıs ayından bu yana izlenen yönetim anlayışı çerçevesinde ?odanın sahibi üyelerimizdir? felsefesi ile hareket ettik. Üyelerimizi tüm çalışmaların odağına koyduk. Onların ihtiyaçları doğrultusunda hizmet ürettik. Üyelerimize doğru ve hızlı hizmet verdik. Onlarla ilgili her konuyu sorguladık, araştırdık ve çözüm getirmeye çalıştık. Üyelerimize daha kaliteli ve etkin hizmet sunma bilinci ve gayreti ile hareket ettik. 121 yıllık geçmişi olan odamız bizim 4 yıllık dönemimizde yoğun bir çalışma dönemi yaşamıştır. Kayseri Ticaret Odası yönetimi olarak üyelerimize vermiş olduğumuz sözleri tutmuş bulunmaktayız.
Üyelerimize hizmet etmek adına üzerimize düşen tüm görevleri en iyi şekilde yerine getirmenin onurunu ve gururunu yaşamaktayız? ifadelerini kullandı.
Hİçyılmaz, ?2013 Mayısında yapılan seçimlerden önce yaptırmış olduğum anketlerde üyelerimizin odaya ulaşamadıklarını, odanın kendileriyle iletişim içerisinde olmadığını, oda faaliyetlerinden haberdar olmadıklarını belirterek, ?oda para almaktan başka ne iş yapar? diye serzenişte bulunduklarını görmüştüm. Bu sebeple biz göreve geldikten sonra yaptığımız ilk icraatlarımızdan biri ?üye iletişim altyapısını? düzenlemek oldu. Yaptığımız çok gayretli çalışmalar neticesinde, göreve geldiğimizde 800 küsur üye ile ancak iletişim kurulabilirken, bugün çeşitli iletişim kanallarıyla 13 binden fazla üyemizle iletişim kurabilir hale geldik. Üyeye hizmet edebilmenin yegane yolunun üyeye ulaşabilmekten geçtiği prensibiyle hareket ettik.
Bu çerçevede yapmış olduğumuz çalışmalar neticesinde üye ile iletişim en üst seviyelere çıkarılmıştır. Yine bu çalışmanın neticesinde üyelerimizin bilgilendirme faaliyetleri hiçbir dönemde olmadığı kadar artmıştır. Üyelerimizden gelen, ?Odada muhatap bulamıyoruz, işlerimizi kısa sürede halledemiyoruz? şeklindeki taleplerin karşılanması, odamız ile üyelerimiz arasındaki iletişimin kuvvetlendirilmesi için üye temsilciliği sistemi kurulmuştur. Üyelerle etkin iletişim kurabilme ve talepleri hızla karşılama adına 30 civarında personel görevlendirilmiş, iletişim içerisinde olduğumuz 13 bin civarındaki üyemiz bu personel arasında paylaştırılmış ve üye temsilciliği sistemi en iyi şekilde işletilmiştir. Üye temsilciliği sisteminde her bir üyemiz odamızda çalışan bir personelimiz tarafından temsil edilmekte ve herhangi bir talebi olduğunda o personelimizle irtibata geçerek işlemlerini kısa sürede halledebilmektedir. Üye temsilcisi personelimiz her bir üyemizi yılda 3 kez aramakta, talep ve sorunlarına ilişkin bilgi almaktadır. Bu suretle üyelerimizle oda arasındaki bağlar kuvvetlendirilmiş ve odanın üyeleriyle daha fazla ilgilenebilme imkanı ortaya konmuştur. Üyelerimizin ifadelerine göre eskiden sadece aidat ödemesi için aranan üyelerimiz artık bir isteklerinin olup olmadığı konusunda aranır hale gelmiş bu da üyelerimizin memnuniyetinin artırılması noktasında önemli bir netice vermiştir? şeklinde konuştu.
Meslek komiteleri çalışmalarına önem verdiklerini kaydeden Başkan Hiçyılmaz, ?Bir odanın üyelerine iyi bir şekilde hizmet edebilmesi için meslek komitesi çalışmalarına önem vermesi gerekmektedir. Çünkü meslek komiteleri oda faaliyetlerinin, tabir yerindeyse, bel kemiğidir. 4 yıllık görev süresi içerisinde bu bilinçle hareket edilmiş ve toplantılara asil üyelerle birlikte yedek üyeler de davet edilmiştir. Çünkü biz biliyoruz ki bir meslek grubunda ne kadar çok üye bir araya gelirse o kadar çok konu ortaya atılır ve çözüm önerileri üretilir. Bununla da yetinilmeyerek meslek komitesi çalışmaları ?genişletilmiş? olarak yapılmış ve bir meslek grubundaki üyelerimizin tamamı gruplar halinde, bu 4 yıllık süre içerisinde birkaç sefer odamıza davet edilmiş ve bizzat üyelerimizin kendilerinden sorunlar ve talepler dinlenmiş ona göre çözüm önerileri tartışılmıştır. Ayrıca bu toplantılara üye ilişkileri birimimizden bir raportörle birlikte yönetim kurulundan bir üyemiz de iştirak etmiş ve konuşulanları not alarak yönetim kurulu toplantısına getirmek süratiyle taleplerin karşılanması için çözüm arayışlarına gidilmiştir. Ayrıca meslek komitesi başkanları yönetim kurulu toplantılarına davet edilerek kendi meslek grubuyla alakalı görüşleri alınmıştır. Meslek komitesi toplantılarına ilişkin faaliyetler kapsamında 2013 yılı Mayıs ayından bu yana bin 900 meslek komitesi toplantısı yapılmış, 33 bin 500 üyemiz davet edilmiş, 15 binden fazla üyemiz bu toplantılarımıza iştirak etmiş, 3 bin 800 gündem maddesi görüşülmüş, bin 600 talep yönetim kurulu gündemine alınmış, bine yakın talep ve sorun çözüme kavuşturulmuştur. Meslek komitelerinin bu şekildeki etkili çalışmalarıyla oradan gelen talepler yönetim kurulumuzun önemli gündem maddeleri haline gelmiş ve böylece odayı kendi görüşlerimiz doğrultusunda değil üyelerin taleplerine göre yöneten bir anlayış içerisinde faaliyet gösterilmiştir. Bu suretle üyelerimizin Kayseri Ticaret Odasının yönetimine katkıları sağlanmış ve katılımcı demokrasinin çok güzel örnekleri verilmiştir? diye konuştu.
?Eğitim faaliyetlerini aralıksız sürdürdük?
4 yıllık hizmet sürecinde eğitim faaliyetlerinin aralıksız olarak sürdürüldüğünün altını çizen KTO Başkanı Hiçyılmaz, ?Üyelerimizin eğitimle ilişkin talepleri belirlenmiş ve bu doğrultuda çalışmalar yapılmıştır. Girişimcilik ve dış ticaret eğitimleri başta olmak üzere diğer konularla ilgili eğitimlerimiz aralıksız düzenlenmektedir. Girişimcilik eğitimleri kapsamında bine yakın kursiyer eğitim almıştır. Üyeler devlet yardım ve destekleriyle ilgili sürekli olarak e-Bülten, SMS ve internet sitesi aracılığıyla bilgilendirilmektedir.
4 yıllık süre içerisinde üyelerimizin kendi işlerini yaparken daha bilgili ve bilinçli olmalarına yönelik eğitim verilmesi noktasında gayret gösterilmiştir. Ancak üyelerimizin hepsinin iş sahibi olması ve zaman bakımından sıkıntılarını da düşünerek eğitim faaliyetlerine iştirak edemeyen üyelerimize yardımcı olmak için 21 ayrı başlıkta eğitim videoları hazırlanmış ve internet sitesi üzerinden üyelerimizin hizmetine sunulmuştur. Bu eğitim programlarına katılarak yapılan sınavları başarı ile geçenlere sertifika verilmektedir. Üyelerimizin, asgari bazı konularda bilgi sahibi olarak, işlerini daha bilinçli yapmalarına yönelik eğitim çalışmalarımızın bir diğeri de ticaret akademisi kurmak olacaktır. Bu faaliyetimizin içeriği konusunda çalışmalar yapmaktayız ve yönetim kurulunda kurmuş olduğumuz komisyon bununla ilgili çalışmalarına devam etmektedir? dedi.
?Bir kurumun başarılı olabilmesi kaliteli çalışma yapmasıyla ancak mümkün olur? diyen Başkan Hiçyılmaz, şunları söyledi:
?4 yıllık süre içerisinde kalite standartlarına ve akreditasyon ilkelerine uygun çalışma yapılmıştır. Odamız, TOBB akreditasyon sistemi ile Avrupa´daki odalara denk kaliteli hizmet sunmaktadır. Üyelerimize kaliteli hizmet sunma noktasında ve misyonumuzu gerçekleştirme yolunda önemli adımlar atılmıştır. Kayseri Ticaret Odası bizim dönemimizde de TOBB Akreditasyon Sistemi denetimlerini başarı ile geçmiştir. Göreve geldiğimiz 2013 yılı Mayıs ayında C Sınıfı olan seviyemiz 2013 yılı sonunda yapılan denetimde B Sınıfına, 2016 yılı sonunda yapılan denetimde de az sayıda odanın ancak sahip olduğu A Sınıfına yükselmiştir.
Yeni hedefimiz A+ Sınıfı hizmet veren oda statüsüne yükselmek ve bu manada Türkiye´deki odalar içerisinde en üst seviyede bir oda haline gelmektir ve bununla ilgili çalışmalar da başlatılmıştır. Odamız ayrıca; ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi, 10002 Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi, 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi belgelerine sahiptir. ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi belgesini Ticaret Odaları arasında ilk kez odamız almıştır, halen de bu belgeye sahip tek oda Kayseri Ticaret Odası´dır.?
?En önemli icraatlerimizden biri; Yeni hizmet binası?
Hiçyılmaz, ?Üyelerimizin daha iyi hizmet alabilmeleri için yapılan en önemli icraatlardan birinin şu anda içerisinde bulunduğumuz hizmet binası yapımı işi olduğunu düşünüyorum. Şehir merkezinde bulunan ve 70 yıldan fazla süredir kullanılan eski binamızda bizim arzu ettiğimiz manada hizmet verilememesinden dolayı yeni bir bina yapımı için adımlar atılmıştır. Yeni hizmet binamızın yapım süreci, üyelerimizin ihtiyaçları göz önünde bulunarak hazırlanan bir program çerçevesinde yürütülmüştür. Bu binanın yapımında atılan ilk adımlardan biri Ulusal Mimari Fikir Yarışması olmuş ve Mimarlar Odası Kayseri Şubesi ile iş birliğine gidilmiştir. İkinci aşamada; inşaat sürecinde bize yardımcı olacak ve denetim sürecini işletecek müşavir firma ile anlaşma yapılmıştır. Açılan ulusal mimari fikir yarışmasına Türkiye genelinden 152 proje katılmış ve 2014 yılında en çok katılım sağlanan proje yarışması olmuştur. Yıldız Teknik Üniversitesi, Erciyes Üniversitesi gibi kurumların değerli hocalarından ve dalında uzman mimarlardan oluşan jüri üyeleri yaptığı değerlendirme sonucunda 3 adet eşdeğer birinciyi belirlemiştir. Eşdeğer ödül sahibi 3 grupla yapılan görüşmeler sonucunda A2 Tasarım Mimari proje grubunun hazırlamış olduğu proje ile yola devam edilmesi kararlaştırılmıştır. Yoğun çalışmalar sonucu uygulama projesi ve şartnamenin hazırlanmasının ardından ihale sürecine geçilmiş ve ulusal düzeyde yapılan davette ön yeterliliği geçen 41 firmaya davetiye gönderilmiş ve bunlardan 14 ü ihale şartnamesi satın almıştır. 8 Mayıs 2015 tarihinde Odamız meclis salonunda yapılan ihaleye şartname satın alan 14 firmanın tamamı teklif vermiştir. 14 Ağustos 2015 de temeli atılan yeni binamız 13 Şubat 2017 de hizmet vermeye başlamıştır. Yapılan tüm çalışmalarda üyenin menfaatleri ön planda tutulmuş ve yeni binamızın yapımındaki tüm süreçlerde üyelerimizin bir kuruşuna halel getirilmemiştir. Çok hassas çalışmalar yapılmış ve bazı konularda karar alma aşamasında uykusuz geçirdiğimiz geceler olmuştur. Yeni hizmet binamız bugün itibariyle Türkiye´deki odalar içerisinde en modern ve en güzel hizmet binası konumundadır. Görenler çok beğenmekte ve hayranlıklarını gizleyememektedir. Harcanan paranın ve yapılan çalışmaların karşılığı fiziki şartlar itibariyle alınmış gözükmektedir. Ancak benim kanaatime göre esas üzerinde durulması gereken konunun, binanın fiziki görünümünden çok yapılış prosedürüdür? ifadelerini kullandı.
Hizmet verdikleri süre içerisinde şeffaflıktan ve dürüstlükten taviz vermediklerini dile getiren Hiçyılmaz, ?4 yıllık hizmet dönemimiz içerisinde şeffaflıktan ve dürüstlükten hiçbir taviz vermedik. Yaptığımız her icraatımızda üyelerimizin menfaatini düşündük ve kurumsal kimliğimizin daha değerli hale gelmesi için çaba gösterdik. Kurumumuzun logosunu yeniledik, internet sitemizi daha işlevsel hale getirdik kurum içerisinde yapısal birçok değişiklikler yaptık. Yaptığımız bu çalışmaların neticesinde üyelerimiz artık ?Bu oda aidat almaktan başka ne iş yapar´ yerine ?İyi ki odaya üye olmuşum´ der hale gelmiştir. Şeffaf yönetim anlayışımız gereği odamızın hesap mizanları internet sitemizden tüm üyelerimizin bilgisine sunulmaktadır. Bütün bu gayretli çalışmalarımız neticesinde üyelerimizin odadan ve yönetimden memnuniyet düzeyleri artmış, en son yaptırdığım ankette üye memnuniyeti yüzde 70´lerin çok çok üzerine çıkmıştır? şeklinde konuştu.
